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第二章 OA协同办公管理系统概述

第一节 OA协同办公管理系统概念

    OA概念面世多年,而“协同软件”概念是近年来才出现。市场上有不少OA软件将名字改为协同软件,或者协同OA软件。表面看来,似乎协同软件是OA的升级版。实际并非如此。根据维基百科的辞条介绍,OA的概念是:办公自动化指用于数字化地创建、聚集、存储、操作和转达办公信息,以便完成特定任务的各类计算机硬件和软件。维基百科的中文页面中,列出了相关的OA软件,主要是指包括Microsoft Office、WPS等各类进行文字处理、表格处理、网页设计、电子邮件、数据处理、项目管理的“桌面软件”。追根溯源,OA软件就是帮助个人提高办公效率的各类软件系统。
 
    而协同软件,维基百科上的解释是:协同软件(也称为群件)是一种帮助参与一个共同任务的人完成目标的计算机软件。其中一个对于协同软件最早的定义是:支持团队协作的流程和软件。维基百科对于协同软件进行了非常详细的解释。从中可以看出,协同软件的核心是支持团队之间协作的系统。协同软件的主要特点有:基于开放的工作流引擎,集成及时通信的消息机制;拥有开发平台,可以进行配置(例如对于网页的设置)和语言级的开发。可以构建企业的各类门户,例如面向员工、客户、供应商和合作伙伴的门户;能够与电子邮件、文字处理、表格处理等个人办公软件系统(即OA系统)无缝集成;具有很强的搜索功能;基于角色驱动(Role Based),每个人可以根据自己的职责,接收任务,完成相应的工作。每个人只能看到和处理自己权限范围内的信息。因此,OA的重点是提高个人办公效率,而协同软件的核心是提高团队的协同办公效率。

    为了与软件商及企业使用习惯统一,本手册将协同办公软件称为OA协同办公管理系统,一个好的OA协同办公管理系统必然要突破OA仅是企业办公工具的约束,实现与企业各类应用系统的无缝集成,通过企业门户实现单点登录,成为各类应用系统之间信息集成的桥梁,最终,通过“桥梁”系统,实现基于业务流程的异构的应用系统集成,打通整个企业的业务流程。也就是说,可以把某个应用系统中的数据提取出来,进行审批,然后传递回该应用系统,或者进入另一个应用系统,打通整个业务流程。这样,才能真正发挥信息化的整体集成价值。企业在选择协同软件时应把握两者本质区别,根据需求选用合适的应用系统。