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第二章 OA协同办公管理系统概述

第二节 OA协同办公管理系统功能

    移动互联网、云计算、大数据以及社交网络等技术与应用趋势的快速融合演进,引发了整个商业环境的巨大变化,提高工作效率,加快企业内部信息沟通,加快流程的审批及工作的决策,这都需要企业有一个快速有效的办公自动化系统来帮助企业完成这一系列工作。因此创建高绩效协同组织已成为当今中国企业转型升级的重要战略手段。OA协同办公管理系统本着简单、适用、高效的原则,贴合企业实际需求,实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计,以帮助企业迅速建立便捷规范的办公环境,迅速提升企业的管理和信息化应用水平并降低投资成本。
 
    一个好的OA协同办公管理系统给企业带来的价值包括建立有效沟通、建立敏捷组织、提高组织执行能力、规范组织管理行为、整合内部资源、降低运营成本、提升知识管理能力等。通常来说,一个完整的OA协同办公系统包含以下功能:
 
    1)建立信息发布的平台
 
    在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如公告、论坛、规章制度、新闻,促使技术交流、公告事项等能够在企业员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。 
 
    2)实现工作流程的自动化
 
    该功能将帮助企业解决流转过程中的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。
 
    3)实现知识管理的自动化
 
    传统的手工办公模式下,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各类文档分类管理,各业务部门制度规范易于查找,方便借阅,实现企业隐性资产的价值最大化。比如某企业新入职一个新员工,只要事先在OA系统中设置好其身份文件,员工就可以看到符合他身份权限范围内的企业内部积累下来的各种知识,阅读、评论以及借阅企业文档,可减少培训换机,帮助员工提升个人知识储备。
 
    4)辅助办公
 
    该功能将解决类似会议管理、车辆管理办公用品管理等与日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。 
 
    5)实现协同办公
 
    支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。目前企业地域分布越来越广,移动办公和协同办公成为企业的迫切需求,协同办公使相关的人员能够有效且快速地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。公司领导可以在系统中新建协同事项,并快速完成事项安排,部门之间可以通过协同事项随时随地地快速高效地完成各类事项的沟通等,事项的进展可以通过清晰的流程图时刻跟踪,提高事项推进效率。