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第一章 SAP计划与合并方案概述

第二节 认识SAP计划与合并系统

    计划、预算与预测功能及报表合并功能是企业绩效管理方案的两大核心功能。前者是集团管控的逻辑起点,基于管理层的决策制定业务计划并进行相应的预算分配,可以对计划及预算的执行情况进行监控,使用预测功能分析可能出现的情况并进行计划和预算的调整。而后者是集团管控结果的最终体现,不仅可用于预算数据本身的合并抵销,还可以对实际的运营结果提供管理口径和法定口径的合并报表结果,并对预算和实际数据进行比较和差异分析。SAP计划与合并系统正是提供这两大功能的统一的解决方案。统一的解决方案简化了集团范围的IT系统架构,也便于实现数据共享。
   
1.2.1  SAP计划与合并方案的定位

    SAP计划与合并方案是面向企业管理流程的众多应用系统之一。如何处理SAP计划与合并方案和其他企业绩效管理解决方案的关系,如何定位SAP计划与合并方案和ERP、CRM、SRM等业务处理系统的关系,构建高效合理的企业内部数据流,是用好SAP计划与合并方案的第一步。

    1.2.1.1  历史沿革及发展方向

    SAP计划与合并系统隶属于SAP BusinessObjects产品线,又称为SAP BusinessObjects计划与合并系统(SAP BusinessObjects Planning and Consolidation,BPC)。它是SAP通过收购并进行产品整合后的全新解决方案,其前身是OutlookSoft Everest(珠穆朗玛)。OutlookSoft公司成立于1999年,总部位于美国康涅狄格州斯坦福,是一家专注于提供企业绩效管理方案及相关咨询服务的软件公司。在被SAP收购之前,其服务客户主要分布于北美和欧洲,没有进入中国市场。

    OutlookSoft公司于1999年推出OutlookSoft Everest软件。该软件是一个基于微软技术平台的企业绩效管理产品,提供了计划、预算、预测、合并、报表、分析及计分卡等功能。产品历经8年发展,到2007年,其最新版本号为5.0。

    2007年,SAP收购了OutlookSoft公司。之后,产品名称变更为SAP BusinessObjects Planning and Consolidation。在产品的开发策略上,SAP一方面保留OutlookSoft原来基于微软技术平台的技术架构,继续投入研发新一代产品,称为“SAP BusinessObjects Planning and Consolidation,MicroSoft平台版本”,第一个版本号为5.1,历经版本7.0、版本7.5,最新版本为10.0;另一方面,SAP积极进行产品整合,将BPC移植到SAP传统的NetWeaver平台,称之为“SAP BusinessObjects Planning and Consolidation,NetWeaver平台版本”,第一个版本号为7.0,历经版本7.5,最新版本为10.0;两个技术平台相同版本号的产品发布基本同步。

    在可预见的未来,SAP将继续保持双平台策略。其中,BPC MicroSoft平台版本是对原来OutlookSoft产品的继承和发展,将保持完全的向下兼容性,并作为一个独立的统一的预算和合并系统继续投入研发。BPC NetWeaver平台版本是一个全新产品,它不对MicroSoft平台版本保持完全兼容,它将通过与SAP其他应用程序及EPM的其他组件进行整合,针对SAP客户进行产品优化,与其他产品组合提供全面的解决方案。BPC NetWeaver平台版本将运用SAP HANA平台改进性能和可扩展性,支持使用SAP HANA作为基础数据库,并提供“基于多因素驱动的计划”及“自动差异分析”等功能。目前,两个平台的产品功能相似程度很高,随着产品定位及研发方向的不同,不同平台BPC产品的个性化将更加彰显。

    1.2.1.2  构建全面解决方案

    SAP计划与合并系统是SAP BusinessObjects企业绩效管理解决方案的一部分,是一套帮助企业充分利用现有数据,提高信息资产回报率的全面解决方案。通过这些解决方案,企业流程能够变得更灵活,提高企业管理层对企业信息和业务状态的统一性、能见度,让企业能够更自信地加强对企业自身的控制,实现竞争优势。这些解决方案可以和 SAP Business Suite应用软件,SAP企业治理、风险管理和合规,SAP BusinessObjects商务智能解决方案以及 SAP BusinessObjects信息管理解决方案相互配合,在最大限度上提高企业盈利能力,对风险和法规管理,对企业系统、人员和流程进行优化。

    BPC NetWeaver平台版本是基于SAP NetWeaver BW一进行开发的,其底层数据模型采用SAP BW的数据模型。以SAP BW为平台,借助SAP BW与SAP ERP及其他SAP应用程序的天然集成,以及基于SAP BW平台集成SAP BusinessObjects的报表工具与其他EPM和GRC方案,为BPC系统与SAP其他应用程序的集成提供了良好的基础架构。

    不论是预算还是合并,都需要以SAP ERP或者其他业务系统里的实际数据为基础,BPC支持使用系统的标准功能,将数据从SAP ERP或者其他业务系统中导入到BPC中。用户可以使用SAP BW标准功能从ERP或者其他系统中获取数据,再使用BPC的数据管理功能将数据从BW的模型加载到BPC的数据模型;也可以使用数据文件将数据直接加载到BPC中的模型里。这一数据加载过程可以通过使用SAP BW的处理链,集成到SAP BW的日常数据加载过程中,也可以通过BPC用户手工启动加载操作。在预算编制的业务场景中,人们往往需要把编制好的预算回写到SAP ERP系统中的相应管理模块中,进行实时的业务控制。在BPC中也提供了相应的用户程序接口(Business Add-In,BADI),用户可以通过必要的编程,通过系统自带的BADI将数据从BPC系统中回写到SAP ERP或者其他SAP BW模型中,从而实现数据流的闭环。

    在报表分析方面,BPC除了提供自身的报表功能外,还与BW及BusinessObjects的报表工具进行了广泛的集成。用户可以使用水晶仪表(仪表盘)、Web Intelligence等工具对BPC的数据进行展现和分析。BPC本身还提供了通过URL链接关联到相应的ERP或BW分析报表的功能,可以穿透到SAP ERP业务数据进行分析。

    在企业合规管理方面,用户可以使用SAP计划与合并系统的数据,与GRC方案进行集成,在SAP GRC方案的流程控制中构建自动或者手动检查,提高合并流程的合规性,增强监控的有效性,并实现监控流程的自动化,减少手工检查的工作量,节约内外部审计成本。

1.2.2  计划与合并方案功能介绍

    首席财务官和企业高层管理团队面临巨大的压力,他们必须在最大限度上提高盈利能力,降低运营成本和风险,提高股东对公司的信任。为了实现高效管理,在编制计划、预算及预测,以及进行分析、提供法定报表和管理报表时都需要及时可靠的财务和运营数据。管理人员需要能够将企业计划和部门计划进行无缝整合,智能地进行成本场景模拟及敏感性分析,在战略计划和假设的基础上确定运营预算。最后,还需要在对公司信息进行内部和外部合并及报告方面有完善的审计线索记录,完全遵守相关法规要求。例如,在美国上市的公司要遵守萨班斯-奥克利斯法案的要求。

    然而,且不说企业未来业绩如何,就是想真正了解企业当前情况也是难以实现的。重要的运营和财务信息通常分散在多个应用软件和数据库之中,以零散的数据形式分布在员工的电子邮件附件和电子表格中。许多情况下,由于缺乏有效的控制,财务数据往往不可靠,难以审计。业务计划流程往往比较混乱,令人倍感挫折,而且低效。例如,由于运营经理提交的预算不真实导致预算很快就流于形式,企业高层管理人员随意更改预算数字,而且由于版本管理问题也容易导致混乱。数据分散在不同部门、系统甚至地区的情况也同样是报表合并面临的问题。所以,大型的集团企业都借助计划和合并应用软件这样的企业绩效管理解决方案优化管理流程。

    为了有效地对业绩进行管理,用户需要一个统一的计划与合并解决方案,该解决方案不仅直观,而且符合标准流程要求,能够提前对未来风险发出预警。它能够优化计划流程,生成法定报告和管理报告,提高股东对企业的信心并降低业务风险。

    1.2.2.1  SAP计划与合并系统的主要功能

    SAP计划与合并系统为用户提供熟悉而直观的工具,协助用户开展诸如计划、预算、预测、场景模拟分析以及报告等工作。其主要包括计划预算及财务合并两大功能模块。

    1.计划和预算

    用户可以通过单一的应用软件和用户界面开展从下到上和从上到下的财务和运营规划,可以开展计划协作,对所有参与者的互动进行管理,让经理参与到规划流程中来,确保责权利划分明确。系统提供了自动化的工作流,保障计划流程的实施,确保相关人员能够及时参与计划编制与审批。

    用户可以将诸如微软Office文档和电子邮件这样的非结构化的数据轻松包含在预算的编制过程中,帮助用户详细了解计划编制的相关背景情况。

   

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    此应用软件将预算编制业务流程化,让所有人在预算方面达成一致,并且使预算与战略计划保持统一。基于网络的界面能够让所有参与者通过在线和离线方式共同对电子表格进行操作。由于所有人操作和查看的都是统一版本的实时或历史的运营及财务数据,因此可以确保预算的完整性和准确性。

    软件提供了预测和预测分析功能。业务流程流与计划预算中的数据及流程紧密整合,从而简化了预测流程。假设模拟和情景计划功能可以实时对预算的合理性进行评估。预测分析功能不仅能提供传统的趋势运算,为季节性的变化实现调整,制定更为准确的计划和预算,还能进行滚动预测,将实时数据与历史数据合并起来,实现最有效的预测。

    SAP计划与合并系统提供了财务运营的报表及分析的解决方案。用户可以运行生产和管理报表(包括例外报告)、财务和运营分析以及多维分析。该软件还提供了数据离线操作功能,用户可以将当前正在处理的数据打包带走,在离线方式下进行数据录入或者对数据开展分析,并且事后可与服务器重新连线且同步数据。

    2.财务合并

    SAP计划与合并系统能够帮助用户实现法定合并及管理合并的报告需求,实现快速关账。由于集中的数据库包含来自企业业务系统的最新信息,用户可以即时访问统一的会计科目表,大幅度地缩短报表合并流程的时间,同时还可以帮助企业遵守各种法规要求,如萨班斯-奥克斯利法案。值得一提的是,用户可以集中而全面地了解企业的绩效数据并且能够即时生成清晰、透明的财务报表和报告,如损益表、现金流量表和资产负债表。此外,该软件还可以帮助用户对预算数据与实际数据进行对比,使公司间冲销流程实现自动化,深入了解企业各个层次的交易情况,对各币种进行管理,开展货币转换、分配和冲销业务。自动化的报告支持所有报表标准,包括通用会计准则(GAAP)和国际财务报表标准(IFRS)。最后,软件还能帮助企业更好地遵守相关地法规和财务标准,并生成完善的审计跟踪报告。

    1.2.2.2  SAP计划与合并系统特色

    SAP计划与合并系统能够让用户访问到可靠的企业数据,并对计划与合并流程进行优化。此外,软件还能让用户将运营计划与通过SAP战略管理应用软件定义的企业目标、计划以及度量指标统一起来。用户可以确保企业按照计划执行既定的业务战略,了解任何风险因素,在预算过程中拿出足够的财力资源为各种业务计划提供支持。

    SAP计划与合并系统的独特之处在于它面向所有业务用户而设计。它能为企业的每个人提供个人化、基于角色的功能访问权限,其特点如下:

    1.以用户为重点

    SAP计划与合并系统注重用户体验,使用起来十分便捷,具体特点如下。

  • 与微软Office软件的天然接口—产品的用户界面使用大家熟悉的微软Office软件,以及直观的100%瘦客户端网络界面。例如,这一特点可以让用户通过本地机器访问与“实时”运营数据链接的微软的Excel电子表格。由于数据是实时更新的,因此电子表格也是实时更新的。用户可以利用他们熟知的工具进行工作,几乎不需要任何培训,一上手就可以高效工作。
  • 智能行动面板—能够根据用户在应用中所处的位置以及他们的授权情况为用户提供切实而且符合背景的选择,让他们几乎不需要培训就能知道自己该做什么,什么时候做,以及为什么要做。
  • 自助报表—任何用户都可以在不需要IT部门帮助的情况下实时访问信息并创建报表。简单的拖放式界面能够让用户轻松创建报表,用户可以创建定制报表或者在软件提供的报表模板基础上进行修改。

    2.以流程为中心

    财务部门面临的挑战之一就是确保员工和业务经理在整个企业遵守统一的流程。例如,年度或季度预算流程或关账。如果没有正确的流程支持,即便是很小的偏差,也会造成目标数据的严重偏离。

    自助服务的业务流程为用户提供有关流程每个步骤的指引,并保证所有步骤都能圆满完成。该软件自动对业务流程流进行跟踪和审计。软件在最佳实践的基础上为通用流程提供预置的流程流,业务用户可以无需信息部门的帮助就能拥有并修改这些流程流。

    3.前瞻性

    SAP计划与合并系统充分利用企业以往的运营和财务数据,提供行业内先进的预测分析功能。它能自动地对数据进行分析,主动发现诸如原因等关键信息,从而帮助用户对以往发生的情况进行评估并根据风险进行计划调整,改善企业未来的业绩。方法如下:

  • 自动化的预测性分析功能—此功能可以及时向用户发出负面变化的报警,并且对未来可能失效的业绩衡量标准提供预警机制。它还能自动提供措施建议,修正预期结果。
  • 自动化的差异与根源分析—通过这一特点,可以快速找到有关变化的解释以及变化的根源,从而知道应该把管理重点放在何处。

    4.统一性

    SAP计划与合并系统是一个提供了计划、预算、预测、合并和报告功能的单一应用系统,无需使用多个应用程序并耗费时间去做集成。其结果是节省时间和金钱,获得一致的用户体验。系统数据库中除了计划数据外,还包含了来自业务运营系统最新的实际数据。用户可以实时了解自己的业务开展情况并且对未来情况进行预测—从去年公布的实际结果到来年的计划和预算。用户可以在一个应用中深入分析具体的某类信息,比如针对去年的具体营销费用与今年的预算进行对比。诸如预算编制和出具法定报表这样的活动都转变为可靠、高效的协作流程。通过加强对公司业绩的了解并深入了解可能发生的风险,管理人员可以做出更好的决策,帮助企业对风险进行管理,改善企业未来的经营业绩。