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第一章 SAP计划与合并方案概述

第三节 登录SAP计划与合并系统

    SAP计划与合并系统为用户提供了两种登录界面。第一种是基于浏览器的用户界面,用户不需要进行额外的软件安装即可进行系统登录。浏览器界面提供了供业务用户使用的客户端界面和供管理员使用的系统管理界面。第二种界面是基于Microsoft Office的客户端,需要用户安装Microsoft Office及SAP提供了基于Microsoft Office的插件,即“EPM加载项”。基于Microsoft Office的客户端可以供SAP EPM的多个组件共同使用,可以访问EPM的多个组件中的数据,主要供业务用户使用。

1.3.1  基于网页的用户界面

    基于网页的用户界面是登录SAP计划与合并系统的主要界面,这一界面提供了SAP计划与合并系统主要的功能,还提供了进入其他界面或客户端的链接。使用网页界面进行登录,也可以比较方便地与其他系统进行用户管理和登录界面的集成。

    1.3.1.1  登录网页客户端

    用户可以直接在浏览器中输入以下URL地址进行系统登录:

    http://<server:port>/sap/bpc/web

    其中,<server:port>是SAP计划与合并系统的服务器名称或者IP地址,及其使用的端口号。

    登录过程中,系统要求用户输入用户名和密码。完成登录后,界面如图1-1所示。

网页用户界面

    图1-1  网页用户界面

    网页用户界面的左上方是系统的名称及登录者的用户名,通过单击用户名右边的开关按钮,用户可以注销登录。网页用户界面主体窗口显示的是主页选项卡。主页选项卡的左边列表中包含了用户具有授权的所有组件的菜单,包括以下几项。

    1)开始页面:开始页面中包含了“收藏夹”、“创建”、“启动”等子窗口,从这一页面可以编辑收藏夹、创建报表、打开其他客户端程序。

    2)活动:提供了SAP计划与合并系统中需要当前用户完成的相关操作任务,这些操作任务来自预先定义的业务流程,由系统实现任务的自动分配。

    3)流程监控器:提供了对SAP计划与合并系统中运行的业务流程的集中监控界面。

    本书的第6章将结合预算编制的业务流程,详细介绍“活动”和“流程监控器”界面的使用。

    4)库:库视图中集中保存了各种报表、数据录入表单和用户设计的工作区界面。

    5)文档:用户可以使用文档视图进行保存、共享及获取文档,以及管理显示内容。

    本书的第4章将结合预算编制工作界面的设计,详细介绍“库”和“文档”的使用。

    6)合并中心:提供了产生及管理合并数据的信息,给用户一个关于组织财务状态的准确视图。

    本书的第8~13章将结合财务报表合并的功能,详细介绍合并中心的使用。

    7)审计:提供系统信息及活动报表的信息。

    本书的第14章将对审计信息系统及系统的管理功能进行详细介绍。

    1.3.1.2  设置用户个性化选项

    界面的右上方是系统首选项和在线帮助。通过单击“首选项”,可以打开如图1-2所示的“用户首选项”对话框。

用户首选项”对话框

    图1-2  “用户首选项”对话框

    用户可以在“可存取性”选项中设置文本大小和主题,在“语言和区域设置”选项中设置语言、时区、日期和数字的格式。完成设置后,需要重新登录系统才能生效。

    如果用户登录的是EPM解决方案中的其他组件,如战略绩效管理(Strategy Management)、费用绩效管理(Spend Performance Management,)或者供应链绩效管理(Supply Chain Performance Management)等,用户首选项中会出现其他的设置选项。

    1.3.1.3  开始页面

    开始页面是主页选项卡下的第一个页面 ,也是登录系统后的初始界面。开始页面包含以下3个子窗口。

    (1)收藏夹:收藏夹列表可以收藏日常工作中常用的工作区、报表、输入工作簿及工作簿,在网页客户端的很多界面上都有“添加到收藏夹” 的按钮,用户可以使用这些按钮收藏相应的页面,定义自己的收藏夹列表。

    (2)创建:创建子窗口包含了“新建工作区”、“新建报表”、“新建输入工作簿”3个链接,分别用于设计不同类型的网页界面。

    (3)启动:如果用户个人计算机上没有安装过EPM加载项,启动子窗口包含了“Planning and Consolidation Administration”和“安装用于Microsoft Office的EPM加载项”的链接。前者用于打开基于网页的系统管理员界面,后者用于供用户下载安装基于Microsoft Office的客户端插件。在安装完EPM加载项之后,启动子窗口出现了指向EPM Office加载项的链接。EPM Office加载项是应用于Microsoft Office Excel、Word和PowerPoint的插件,它使用户可以使用Microsoft Office分析SAP计划与合并系统模型中的数据,并可以使用Microsoft Office Excel进行数据录入。

   

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    在开始页面下方,还有以下几个链接。

    (1)环境:显示用户当前登录的环境。SAP计划与合并系统可以包含若干个环境,环境是一系列维度、模型及相关业务逻辑的组合。不同环境之间的数据模型与业务应用逻辑相对独立,环境之间基本不存在业务往来和数据的交互与共享。用户每次登录都是登录到某一个具体的环境中。

    单击环境名链接,可以更改用户登录的环境,系统弹出如图1-3所示的对话框。

    对话框中列出了用户具有访问权限的所有环境,供用户选择。用户选择相应的环境,并单击“连接”按钮,可以登录到选择的环境。

    (2)显示访问权限:通过这个链接,用户可以显示当前用户具有的访问权限,如图1-4所示。

      选择用户登录的环境   

图1-3  选择用户登录的环境         

显示用户权限                    

图1-4  显示用户权限

    系统显示用户所在的团队、系统操作权限及数据访问权限。关于系统权限的管理,将在第14章进行详细的介绍。

    (3)下载中心:通过下载中心,用户可以下载安装EPM Office加载项。

    (4)关于:显示系统信息,如版本号等。

    1.3.1.4  进入系统管理界面

    系统管理界面可供系统管理员进行SAP计划与合并系统设置与维护工作。通过开始页面下的启动窗口中的“ Planning and Consolidation Administration”链接,可以进入管理界面,系统会打开“管理”选项卡。系统管理界面如图1-5所示。

系统管理界面

    图1-5  系统管理界面

    在“管理”选项卡的下方,显示了当前环境的名称。前面说过,SAP计划与合并系统的环境是相对独立的,管理员的管理工作以环境为基本单位。

    在“管理”选项卡的右上方,管理员可以选择“管理所有环境”,对系统里所有环境进行增删改操作,具体操作可以参见本书第3章。如果管理员想维护的不是左上角显示的环境,可以单击界面右上方的“更改环境”链接,改变管理员需要管理的环境。

    “管理”选项卡的左边是管理任务列表,管理员可以进行以下管理任务。

    (1)维和模型:对环境中的维度和模型进行维护,将在第3章进行详细介绍。

    (2)安全:管理用户与权限分配,将在本书的第14章进行详细介绍。

    (3)规则:管理模型中数据自动计算、派生和校验的规则,将在本书的第6章进行统一介绍,并在相应的章节详细介绍使用到的相应规则。

    (4)业务处理流程:设置业务处理流程,管理业务处理流程的执行,将在本书的第7章结合预算管理流程进行详细介绍。

    (5)功能:进行系统相关功能的后台设置,如设定数据的锁定状态、建立手工日记账模板、管理文档类型、激活系统审计线索等,将在本书的第4章、第11章和第14章结合相关功能分别进行介绍。

    管理员选择列表中相应的管理任务后,在管理界面的主窗口会出现详细的管理与配置内容。在本书的后续章节中,将把系统配置与业务用户在前台使用到的系统功能结合起来,说明系统配置的作用。

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1.3.2  基于Office的客户端

    业务用户往往使用Microsoft Office办公软件,特别是Excel进行数据的编辑、加工。SAP计划与合并系统对Microsoft Office进行了很好的集成,支持用户直接以Microsoft Office为客户端,对系统中的数据进行输入、加工和分析。

    1.3.2.1  了解EPM Office加载项

    EPM 加载项是基于 Microsoft Office Excel、Word 和PowerPoint 的插件,旨在支持业务用户使用Microsoft Office直接对SAP企业绩效管理解决方案进行数据访问,将系统模型中的数据实时转换为支持办公报表的格式,并提供了相应的报表编辑功能和数据传送工具。EPM加载项不仅可以用于SAP计划与合并系统,还可以同时分析源自多个 EPM 解决方案的数据。

    用户可以通过网页界面下载安装EPM Office加载项。完成安装后,用户可以通过网页界面的链接打开相应的Office组件,也可以直接在Windows开始菜单中打开 Microsoft Office Excel、Word 或PowerPoint,程序将自动加载EPM加载项。

    以Excel为例,打开Excel后,系统界面如图1-6所示。界面上除了标准的Excel菜单外,还会新增“EPM”菜单和“数据管理器”菜单。

  EPM Office加载项

图1-6  EPM Office加载项

   
    “EPM”菜单提供了从SAP计划与合并系统中读取数据、制作表单及进行数据录入等功能。Word及PowerPoint界面也提供了EPM新增菜单。本书的第5章将结合预算表单的设计详细介绍相关功能。

    “数据管理器”菜单只有在Excel界面中才有。数据管理器是SAP计划与合并系统的一个功能模块,用于实现数据加载和自动处理。使用数据管理器,可以将外部数据批量导入到系统模型中,可以在系统模型内部或者不同的模型之间复制或移动数据,还可以从模型中导出数据以供其他外部系统使用。此外,数据管理器还支持数据的映射和复杂转换。本书的第10章将详细介绍数据管理器。
   
    1.3.2.2  创建系统登录连接

    在使用 EPM 加载项访问特定多维数据集或模型之前,用户需要先创建系统连接。系统使用“连接管理器”创建和管理系统连接,可以使用以下方式打开“连接管理器”:

    (1)单击“EPM”菜单项下的 “登录”按钮,系统弹出登录对话框。单击对话框中的省略号按钮,系统弹出“连接管理器”对话框。

    (2)在EPM菜单的“报表操作”下拉按钮中选择“管理连接…”,也可以打开连接管理器。

    (3)在已经登录的情况下,还可以从“EPM”窗格的“活动连接”下拉列表中选择“选择其他连接”,打开连接管理器。

    连接管理器界面如图1-7所示。

EPM连接管理器

    图1-7  EPM连接管理器

    “连接管理器”界面显示了之前创建的所有连接,包括本地连接(前提是已选择了“显示本地连接”选项)。在“连接管理器”中可以执行以下操作:

    ① 选择连接,单击“确定”按钮进行登录。

    ② 有选择地连接或断开一个或多个工作表/连接组合。

    ③ 创建、编辑、删除或复制连接。

    ④ 设置默认连接。可将某个连接设置为默认连接。在登录时会建议使用此连接。在“连接管理器”中选择列表中的连接并单击“设置为默认值”按钮。

    ⑤ 使用“报表连接”按“工作表”或“连接”查看连接对象。

    ⑥ 管理“本地连接文件夹”。

    下面详细介绍如何创建新的连接。单击“连接管理器”右边的“创建”按钮,系统弹出“创建连接”对话框,如图1-8所示。

“创建连接”对话框

    图1-8 “创建连接”对话框

    EPM加载项可以使用和选择以下3种连接类型。根据用户使用的连接类型不同,对话框中的某些功能不受支持,系统会自动隐藏或灰显相关命令。

    (1)“Planning and Consolidation”连接:使用这一类型的连接,EPM 加载项可用于向 SAP 计划与合并模型中输入数据。只有使用这一连接,Microsoft Office Excel 功能区中添加“数据管理器”选项卡才是可用的。

    (2)“SAP BusinessObjects Enterprise”连接。这一类型的连接信息存储在SAPBusiness

    Objects Enterprise平台上。只有在 BI 启动板中打开了 EPM 加载项,才可使用这些连接。

    (3)本地。本地连接使用 .oqy 文件。这些连接可存储在用户的计算机或网络上的其他计算机上。用户可以使用 “连接管理器”中的“本地连接文件夹”按钮选择存储本地连接的文件夹。以后向此文件夹中添加的任何连接将被自动检索,用户只需选择所需的连接。

   

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    使用“本地”或“SAP BusinessObjects Enterprise”连接,EPM 加载项可用于分析包括SAP财务合并(Financial Consolidation)、获利与成本管理(Profitability and Cost Management)、计划与合并等系统在内的多种 OLAP 数据源。

    在本例中,选择“Planning and Consolidation”,并输入以下信息。

    1)计划与合并系统服务器的URL地址:其格式为http://<server:port>/sap/bpc/

    2)选择系统类型:即选择计划与合并系统的平台类型。

    3)选中“客户端证书”复选框:如果这里没有指定“客户端证书”登录信息,在进行连接时系统将会提示用户输入登录信息。完成信息输入后,单击“连接”按钮,系统弹出对话框要求用户输入系统用户名和密码,验证通过后,系统自动读取SAP计划与合并系统中用户具有访问权限的环境及模型信息。用户在“环境”和“模型”下拉列表中选择要访问的对象。

    完成选择后,用户可以单击“生成连接名称”按钮,系统会自动生成连接的名称,格式为“模型名称-环境名称”,自动生成的名称显示在“连接名称”文本框中。用户也可以自己定义连接名称。完成后的对话框如图1-9所示。

 完成创建连接对话框

    图1-9  完成创建连接对话框

    单击“确定”按钮完成连接创建,新建的连接将出现在“连接管理器”的列表中。

    1.3.2.3  登录系统及界面介绍

    在“连接管理器”中选择一个连接,并单击“连接”按钮,可以连接到指定的数据模型。以新建的连接为例,登录后的界面如图1-10所示。

使用EPM Office客户端登录系统

    图1-10  使用EPM Office客户端登录系统

    连接到系统后,EPM菜单中将隐藏“登录”按钮,并显示“注销”按钮。使用“注销”按钮将断开当前工作簿中使用的所有连接。EPM 加载项可用的功能取决于所使用的连接及分配给用户的系统操作权限。根据所使用的连接,在功能区或其他界面部分(如对话框)中,一些命令会自动隐藏或变灰。要显示或隐藏功能区中的命令或命令组,可以使用“EPM”菜单“工具”区域的“选项”下拉按钮中的 “命令显示选项”进行设置。

    使用EPM 加载项登录系统后,EPM加载项会在Excel、Word 和PowerPoint 中添加如下区域:

    (1)在菜单功能区中,“EPM”选项卡是执行报告和数据输入操作的主要入口。

    将光标置于“EPM”选项卡中的某个命令上时,将显示一个介绍该命令的工具提示。根据使用的 Microsoft Office 应用程序的不同,“EPM”选项卡所含的命令并不会全都相同。在Excel界面上,还会新增“数据管理器”菜单。

    (2)在默认情况下,“EPM 上下文”栏水平显示在功能区下方。

    此栏将显示当前多维数据集/模型中所含的维以及当前报表显示中使用的各个维度的成员(或脱机报表中保存的成员)。通过取消选择“EPM”→“选项”→“用户选项”中的“显示 EPM 上下文栏”选项,可隐藏此栏。还可以通过选取“在 EPM 窗格内显示上下文”选项,将“EPM上下文栏”显示在“EPM”窗格内。用户也可以使用鼠标移动指针将上下文栏移入和移出EPM窗格。

    (3)在默认情况下,“EPM”窗格垂直显示在窗口右侧。

    EPM窗格包含如下区域:活动连接、有关所选报表的信息(包含报表使用的连接)、报表名称、所有可用维、页轴维、行轴维及列轴维。通过单击“EPM”选项卡中的“显示窗格和上下文”按钮,可以同时隐藏或显示“EPM 上下文”栏和“EPM”窗格。

    (4)单元格上下文菜单。在 Microsoft Office Excel 中,仅当用鼠标右键单击电子表格中的任何单元格时才会出现单元格上下文菜单。此加载项会在其顶部添加一个菜单项EPM。同时,用户也可以继续使用现有 Microsoft Office的所有功能。

    1.3.2.4  使用多个活动连接

    登录系统时使用的连接在登录成功后就成为活动连接。系统在创建报表或调用 EPM 函数时会自动使用活动连接读取系统模型的数据。用户工作时,可以同时保持多个活动连接。在用户打开了使用其他连接的报表时,将自动登录相应的连接(除非连接已删除),用户可能需要输入连接的登录信息和密码。用户也可以随时通过“连接管理器”选择其他的连接进行登录,系统自动将其设为当前工作表的活动连接。

    当用户同时打开多个工作簿并使用多个连接时,可以使用以下两种方式对连接进行管理。

    (1)“EPM”窗格的“活动连接”:自从打开 Microsoft Office Excel 以来访问过的连接都会出现在“EPM”窗格的“活动连接”下拉列表中,用户可以从列表中的可用连接中选择并切换活动连接。

    (2)连接管理器的“报表连接”:用户可以使用连接管理器的“报表连接”功能管理每一个报表使用的连接。例如,用户在使用上一小节的连接进行登录后,打开服务器上的工作簿“S01-REVENUECOS6”,“S01-REVENUECOS6”包含4张工作表,且其中的3张工作表(“Revenue”、“Units”和“Unit Rates”)包含报表。接着,用户又打开合并报表工作簿“C02-ALLOCATION7”,工作簿“C02-ALLOCATION7”包含3个工作表,其中表单“Sheet1”包含报表。

    打开“连接管理器”,单击“报表连接”按钮,将打开“报表连接”对话框,如图1-11所示。

EPM 报表连接对话框

图1-11  EPM 报表连接对话框

    Excel 当前会话中所有已打开的工作簿和所有已连接的工作表将以树视图列表形式出现,用户可通过“按工作表显示”或“按连接显示”按钮选择工作表/连接组合的显示方式,可以显示每个工作表使用的连接,或者显示每个连接支持的工作表。

    在示例中,合并报表工作簿“C02-ALLOCATION7”上的报表应该以合并模型为数据来源。此时,在报表连接对话框中,用户可以执行下列操作:

    (1)通过选择特定工作表/连接组合,连接或者断开工作表与系统模型的连接关系。可以单击“全选”按钮对所有组合进行连接,或者单击“取消全选”按钮断开所有组合的连接。

    (2)要更改一个工作表使用连接,可选择相应的连接/工作表组合,然后单击“更改连接”按钮。系统弹出“连接管理器”对话框,用户可以选择其他连接。通过修改报表连接后的情况如图1-12所示。

修改后的报表连接

图1-12  修改后的报表连接

    值得注意的是,如果将报表连接至其他多维数据集或模型,将自动断开与前一个多维数据集/模型的连接。也就是说,一个报表每次只能连接到一个多维数据集/模型。