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第二章 预算业务蓝图设计

第二节 构建预算管理组织机构

    建立健全的预算组织体系是企业开展全面预算管理工作的基础环境之一。由于全面预算管理是一项复杂的系统工程,所以需要有一个健全的组织体系来保障预算管理各环节能够有效顺畅运行。预算部门包括预算管理委员会、计划/预算管理部等部门,具体组织结构如图2-2所示。

 预算组织架构

    图2-2  预算组织架构

    其中,预算的决策机构为董事会和预算管理委员会,预算的日常组织机构为预算管理部及各级财务部门,预算的执行部门为各责任中心。此外,预算的监控机构为各级财务部门和审计部门,预算的考核机构一般为人力资源部门和财务部门。

2.2.1  预算管理机构

    企业预算管理的组织体系是管理过程中起主导作用的集合体,也是预算管理模式运行的主体,它主要是由预算管理委员会、预算管理部以及预算责任网络构成的。

    预算的编制与执行以及组织工作都和企业的全体成员有着密切的关系,都离不开集体智慧的结合和集体行动的配合。因此,各种预算编制与执行过程中的责任归属、权力划分、利益分配,必须有一个枢纽中心来进行组织管理,以便发挥预算协调、控制与考评的作用,充分调动各个部门、每个成员的积极主动性。这个枢纽中心就是预算管理组织体系中的预算管理委员会。

    2.2.1.1  预算管理委员会的构成及主要职责

    企业本身是一个整体,在这个整体中,各职能部门是相对独立的,它们各自担负着不同的工作任务。各职能部门从本部门角度出发提出的设想和需求,有时与其他部门的工作相冲突,有些则可能根本行不通。例如,生产部门提出为充分利用现有生产能力而增加某种产品产量的方案,这在本部门来看是可行的但是销售部门可能会提出市场对这种产品的需求量已经饱和,增产后恐怕没有销路。反过来,销售部门根据市场需求情况提出生产、销售某种产品的设想,这种设想可能会因生产部门的生产能力已经充分利用而不能实现。又如,产、销部门提出购买设备、增加某种产品的生产,财务部门可能会因为资金融通上的困难而不能满足他们的要求,也可能提出另外一个财务部门认为是较好的方案等。在预算管理模式下,通过设置专门的预算管理机构—预算管理委员会来协调这些关系,能够有效地平衡各部门的工作计划,使各部门相互配合,使目标利润的实现成为可能。

    1.预算管理委员会的构成

    预算管理委员会(Budget Management Committee)在日本也叫预算会议,预算管理委员会在组织体系中居于领导核心地位,一般由企业的董事长或总经理任主任委员,吸纳企业内各相关部门的主管,如主管销售的副总经理、主管生产的副总经理、主管财务的副总经理,以及预算管理委员会秘书长等人员参加。对预算管理来说,预算管理委员会是最高管理机构。

    2.预算管理委员会的主要职责

    预算管理委员会的主要职责是组织有关人员对目标进行预测,审查、研究、协调各种预算事项。预算管理委员会主持召开的预算会议是各部门主管参加预算目标的确定,对预算进行调整的主要形式。预算管理委员会的主要职责包括以下几项:

    1)制订有关预算管理的政策、规定、制度等相关文件。

    2)组织企业有关部门或聘请有关专家对目标的确定进行预测。

    3)审议、确定目标,提出预算编制的方针和程序。

    4)审查各部门编制的预算草案及整体预算方案,并就必要的改善对策提出建议。

    5)在预算编制、执行过程中发现部门间有抵触现象时,予以必要的协调。
   
    6)将经过审查的预算提交董事会,通过后下达正式预算。
   
    7)接受预算与实际比较的定期预算报告,在予以认真分析、研究的基础上提出改善的建议。

    8)根据需要,就预算的修正加以审议并作出相关决定。